سجّل التذكرة قبل أن يبدأ العميل بالاتصال بالجميع

من نظام معطّل إلى تذكرة مسجّلة

1. 1

   استقبال التذاكر

   يجمع درجة الإلحاح والنظام والتفاصيل، ثم يوجهها إلى فريقك فورًا.

2. 2

   أسئلة SLA وزمن الاستجابة

   إجابات فورية عن الالتزامات دون أن يتصل العميل للسؤال.

3. 3

   تذكيرات الصيانة

   تنبيهات مجدولة للصيانة الدورية عبر قائمة عملائك كاملة.

4. 4

   التكامل مع CRM

   يتصل بنظام مكتب المساعدة لديك عبر API أو webhook، ويُضبط مباشرة ضمن أتمتتك – يقرأ سجل التذاكر ويكتب التذاكر الجديدة وتحديثات الحالة بالتوازي.

كيف تعالج ذلك

1. 1

   كن حيث يراسلك العملاء أصلًا

   إن كان العملاء يستخدمون واتساب، فاجعله قناة استقبال رسمية بدل مقاومته.

2. 2

   اطلب التفاصيل نفسها في كل مرة

   ما المتأثر، وما درجة الاستعجال، وما الذي تغيّر قبل العطل. هذا يتيح لفريقك الفرز دون مكالمة.

3. 3

   أقرّ بالاستلام فورًا، حتى خارج الدوام

   رد يؤكد التذكرة ويذكر التزامك بوقت الاستجابة يوقف جولة الاتصالات.

4. 4

   اجعل إجابات SLA سهلة المنال

   يسأل العملاء «متى سينظر أحد في هذا؟» لأنهم لا يعرفون التزاماتك. أجب بالطريقة نفسها في كل مرة.

5. 5

   جدوِل تذكيرات الصيانة لجميع العملاء

   التحديثات الأمنية وزيارات المتابعة تسقط حين تعتمد على أن يتذكرها أحد.